Ang Maikling Sagot
Magsimula sa notaryong nag-notaryo nito. Dapat siyang magbigay ng certified copy ng kanyang record sa sinumang humingi at magbayad ng fee. Kung hindi ninyo makontak ang notaryo, o patay na o nagretiro na siya, pumunta sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court (RTC) kung saan lisensyado ang notaryo. Buwan-buwan, nagpapadala ang mga notaryo sa opisinang iyon ng kopya ng mga ino-notaryo nila. Dalhin ang document, page, book at series numbers kung mayroon kayo.
Halimbawa: Nawalang Deed of Sale sa Dagupan
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
Bumili si Teresita Manalo ng Barangay Bonuan Gueset, Dagupan City ng lote mula sa pamilya Ramos noong 2012 sa halagang ₱450,000. Pumirma sila ng Deed of Absolute Sale sa harap ng isang notaryo sa Dagupan, pero hindi kailanman nailipat ang titulo. Noong 2026, gustong tapusin ng anak ni Teresita na si Joy, na umuwi galing Riyadh, ang paglilipat. Nawala ang orihinal na deed nang bahain ang bahay noong isang bagyo.
Hakbang 1: hanapin ang mga detalye. May nakitang lumang photocopy si Joy sa isang folder. Sa ibaba, nakasulat ang "Doc. No. 214; Page No. 43; Book No. VI; Series of 2012" at ang pangalan ng notaryo.
Hakbang 2: magtanong sa notaryo. Nagretiro na sa pagpa-practice ang notaryo. Hindi siya makontak ni Joy.
Hakbang 3: pumunta sa korte. Pumunta si Joy sa Office of the Clerk of Court ng RTC sa Dagupan, sa seksyong may hawak ng mga notarial record. Isinulat niya sa request ang pangalan ng notaryo at ang document, page, book at series numbers, ipinakita ang ID niya, at humingi ng Certified True Copy ng deed. Binayaran niya ang fee ng korte para sa kopya at kumuha ng official receipt.
Pagkatapos. Dala ang Certified True Copy, pumunta si Joy sa BIR. Dahil noong 2012 nangyari ang bentahan, itinanong niya sa BIR district office kung paano nito kukuwentahin ang mga buwis at multa sa lumang bentahan bago niya makuha ang eCAR at mailipat ang titulo.
Una, Hanapin ang mga Notarial Detail
May sariling entry ang bawat notaryadong dokumento sa record book ng notaryo (ang notarial register). Isinusulat ng notaryo ang katugmang mga numero sa mismong dokumento, karaniwang sa ibaba ng huling pahina (2004 Rules on Notarial Practice, Rule VI, Sec. 2(e)):
- Document number (Doc. No.)
- Page number (Page No.)
- Book number (Book No.)
- Series, na siyang taon (Series of 2012)
Isulat din ang buong pangalan ng notaryo, ang lungsod o probinsya kung saan siya lisensyado, at ang petsa. Hanapin ang mga ito sa anumang photocopy, scanned file, o kopyang naibigay sa kabilang partido, sa bangko, sa BIR o sa Registry of Deeds. Kung wala ang mga ito, mas matagal ang paghahanap, pero ibigay ang pangalan ng mga pumirma at ang tantyang petsa.
Magtanong Muna sa Notaryo
Dapat magbigay ang notaryo ng Certified True Copy ng kanyang notarial record, o anumang bahagi nito, sa sinumang humingi at magbayad ng fee na pinapayagan ng batas (Rule VI, Sec. 6). Puwede rin ninyong tingnan ang entry sa register, sa harap ng notaryo, sa oras ng opisina, kung ipapakita ninyo ang ID ninyo, pipirma sa kanyang record, at sasabihin kung aling entry ang kailangan ninyo (Rule VI, Sec. 4).
Nagtatago ang notaryo sa kanyang records ng kopya ng mga dokumentong kinumpirma sa harap niya (acknowledged), gaya ng deed at Special Power of Attorney. Hingin ang kopya at ang Official Receipt.
Kung Hindi Ninyo Mahanap ang Notaryo: Ang Notarial Archives ng Korte
Buwan-buwan, dapat magpadala ang mga notaryo sa Clerk of Court ng certified copy ng mga register entry nila noong buwang iyon at ng duplicate original ng bawat dokumentong kinumpirma sa harap nila (acknowledged), sa loob ng unang sampung araw ng susunod na buwan (Rule VI, Sec. 2(h)). Kaya ang korte ang susunod na dapat puntahan.
- Pumunta sa Office of the Clerk of Court ng RTC ng lungsod o probinsyang nakasaad sa certificate ng notaryo. Hanapin ang seksyong may hawak ng mga notarial record (madalas tinatawag na notarial archives).
- Dalhin ang pangalan ng notaryo, ang document, page, book at series numbers, ang pangalan ng mga pumirma, at ang valid ID ninyo.
- Itanong kung ano ang kailangan ng korte para sa request, magkano ang fee, at kailan babalik. Kumuha ng official receipt.
Maaaring mas mahirap hanapin ang mas lumang records, at ang mga dokumentong sinumpaan sa harap ng notaryo (jurat), gaya ng affidavit, ay maaaring walang duplicate original na naka-file. Itanong sa opisina kung ano ang mayroon sila para sa dokumento ninyo.
Kung Patay na, Nagretiro na o Hindi na Notaryo ang Notaryo
Kapag binawi o nag-expire ang lisensya (commission) ng notaryo, o namatay ang notaryo, dapat dalhin ang kanyang notarial register at records sa opisina ng Executive Judge ng RTC (Rule VI, Sec. 5(b)). Ang notaryong nagbitiw ay dapat ding mag-turn over ng mga ito (Rule X, Sec. 2). Kaya hindi nawawala ang records kasabay ng notaryo. Itanong sa RTC Office of the Clerk of Court kung saan nakatago ang mga libro ng notaryong iyon.
Saan Magagamit ang Kopya
- Paglilipat ng titulo ng lupa kapag nawala ang orihinal na deed. Itanong muna sa BIR at sa Registry of Deeds kung tatanggapin nila ang Certified True Copy para sa kaso ninyo. Tingnan ang paglilipat ng titulo ng lupa.
- Pagpapatunay ng bentahan, SPA o settlement sa alitan o sa korte.
- Pagpapalit ng dokumentong hinihingi ng bangko o opisina. Kung humihingi rin ang opisina ng sinumpaang salaysay na nawala ninyo ang orihinal, tingnan ang gabay sa Affidavit of Loss.
Kung ang nawala ay ang Owner's Duplicate ng mismong titulo ng lupa, ibang proseso iyon na dumadaan sa korte. Tingnan ang gabay sa pagkuha ng bagong kopya ng nawalang titulo ng lupa at ang template ng Affidavit of Loss of Title.
Mga Karaniwang Tanong
Wala na Yung Notaryo. Saan na ang Records Niya?
Kapag namatay ang notaryo o natapos ang lisensya niya, napupunta ang register at records sa opisina ng Executive Judge ng Regional Trial Court (Rule VI, Sec. 5(b) ng 2004 Rules on Notarial Practice). Magtanong sa RTC Office of the Clerk of Court ng lungsod o probinsyang iyon.
Kasing-bisa ba ng Orihinal ang Certified True Copy?
Para sa maraming layunin, tinatanggap ng mga opisina at korte ang kopyang sinertipikahan ng tao o opisinang may hawak ng record. Bawat opisina ang nagpapasya kung ano ang tatanggapin nila, kaya magtanong muna sa BIR, sa Registry of Deeds o sa bangko bago pumunta.
Puwede bang Kumuha ng Kopya ng Notaryadong Dokumento Ko ang Kahit Sino?
Pinapayagan ng rules ang sinumang tao na humingi ng certified copy ng notarial record at tumingin sa isang entry sa register, basta magpakita ng ID at pumirma para rito (Rule VI, Secs. 4 and 6). Puwedeng tumanggi ang notaryo na ipakita ito kung may dahilan siyang maniwalang may layuning kriminal ang tao.
Puwede bang Gumawa ang Notaryo ng Certified Copy ng PSA Birth Certificate Ko?
Hindi. Hindi puwedeng mag-certify ang notaryo ng kopya ng civil registry records o iba pang public records (Rule II, Sec. 4). Kunin ang mga iyon sa PSA o sa Local Civil Registrar. Tingnan ang mga PSA certificate.
Hindi Kailanman Na-notaryo ang Deed. Makakakuha pa ba Ako ng Kopya?
Kung ganoon, walang notarial record na makokopya. Ang mga pumirma lang dito ang maaaring may kopya. Tingnan ang kung valid ang Deed of Sale kahit hindi notaryado.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.