Ang Maikling Sagot
Oo. Puwede ninyong ipa-notaryo ang dokumento sa kahit sinong notaryo, saan man kayo nakatira at saan man ang ari-arian o gagamitin ang dokumento. Ang mahalaga ay i-notaryo ito ng notaryo sa loob ng sakop ng korteng nagbigay ng lisensya niya, at na ang lugar na nakasulat sa itaas ng dokumento ay kung saan talaga kayo pumirma. Ang notaryong lisensyado sa Makati ay puwedeng mag-notaryo sa Makati, pero hindi sa bahay ninyo sa Cavite.
Halimbawa: Isang Pamilyang Taga-Cavite na Pumirma sa Makati
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
May minanang lote ang magkakapatid na Bautista mula sa mga magulang nila sa Barangay Molino, Bacoor, Cavite. Pipirma sila ng Deed of Extrajudicial Settlement. Tatlo sa kanila ang nakatira sa Bacoor; ang bunso, si Paolo, ay nagtatrabaho sa opisina sa Makati at sa tanghalian lang nakakaalis. Kaya nagkita silang apat sa opisina ng notaryo malapit sa trabaho ni Paolo sa Makati isang Sabado.
Pinapayagan ba iyon? Oo. May commission (lisensya para mag-notaryo) ang notaryo mula sa Executive Judge ng Makati Regional Trial Court, at sa opisina ng notaryo sa Makati nangyari ang pirmahan. Hindi mahalaga na sa Cavite nakatira ang magkakapatid o na nasa Bacoor ang lote. Tatanggapin ng Registry of Deeds sa Cavite ang deed na na-notaryo sa Makati.
Ang linya ng lugar. Nakasulat sa itaas ng deed (ang venue) ang "Republic of the Philippines, City of Makati) S.S." Tugma iyon sa kung saan sila pumirma. Kung na-type ang deed na may "Province of Cavite, Municipality of Bacoor" sa itaas, dapat itong itama ng notaryo sa Makati bago i-notaryo.
Ang mali sana. Halimbawang nag-alok ang notaryo sa Makati na "dumaan" sa Bacoor sa Linggo para sa bahay na lang pumirma ang magkakapatid, at tinatakan pa rin ang deed ng mga detalye niya sa Makati. Kikilos ang notaryong iyon nang labas sa sakop niya at labas sa opisina niya, at puwedeng kuwestiyunin ang pagpapanotaryo sa hinaharap, halimbawa ng kamag-anak na hindi sang-ayon sa settlement o ng BIR o Registry of Deeds.
Isang Lugar lang ang Sakop ng Lisensya ng Notaryo
Ang notaryo ay abogadong binigyan ng commission (lisensya para mag-notaryo) ng Executive Judge ng isang Regional Trial Court (RTC). Sa ilalim ng Rule III, Sec. 11 ng 2004 Rules on Notarial Practice (A.M. No. 02-8-13-SC), puwedeng mag-notaryo ang notaryo "in any place within the territorial jurisdiction of the commissioning court" (ang lungsod o probinsyang sakop ng korteng iyon), sa loob ng dalawang taon simula 1 Enero ng taon kung kailan siya na-commission.
Kaya ang limitasyon ay nasa notaryo, hindi sa inyo. Ang notaryong na-commission sa Quezon City ay puwedeng mag-notaryo para sa taong taga-Davao, basta sa Quezon City ginawa ang pagpapanotaryo.
Dapat Ding Nasa Opisina Niya ang Notaryo
Sa loob ng sakop niya, dapat mag-notaryo ang notaryo sa regular na lugar ng trabaho niya (Rule IV, Sec. 2(a)). May ilang exception na pinapayagan ang mga patakaran sa loob ng parehong sakop, kung hihilingin ng mga pipirma:
- mga public office, convention hall at katulad na lugar kung saan nanunumpa sa tungkulin;
- mga function room ng hotel at katulad na lugar, para sa pirmahan;
- mga ospital at iba pang medical facility kung saan naka-confine ang pipirma; at
- anumang lugar kung saan nakakulong ang pipirma.
Ang mga "house call" na labas sa mga exception na ito, at lalo na kung labas sa sakop ng notaryo, ay babala. Kung lumabas ang notaryo para sa isa sa mga dahilang ito, dapat nakatala sa register ang address kung saan ito ginawa (Rule VI, Sec. 2).
Dapat Tugma ang Linya ng Lugar sa Itaas
Nagsisimula ang notaryadong dokumento sa venue, isang linyang gaya ng "Republic of the Philippines) City of Makati) S.S." Sinasabi nito kung saan pinirmahan at na-notaryo ang dokumento. Dapat lugar ito na nasa loob ng sakop ng notaryo, at dapat totoo.
Madalas, may nakasulat nang venue sa mga template. Bago kayo pumunta, palitan ito ng lungsod o munisipyo kung saan talaga kayo pipirma, o iwan itong blangko para ang notaryo ang magsulat. Kung hindi kayo sigurado kung saang lungsod naka-commission ang isang notaryo, tingnan ang notarial certificate niya sa isang sample o magtanong: nakasulat dito ang lungsod o probinsya ng commission at kung kailan ito mag-e-expire (Rule VIII, Sec. 2).
Ang Mangyayari Kapag Ginawa Ito Labas sa Sakop
Ang pagpapanotaryo na ginawa labas sa sakop ng notaryo ay labas sa awtoridad niya. Puwedeng kuwestiyunin ang dokumento na hindi maayos na na-notaryo, kaya puwede itong mawalan ng bigat bilang public document (notaryadong dokumentong tinatanggap ng korte at mga opisina bilang tunay nang walang dagdag na patunay). Puwede itong tanggihan ng mga opisina gaya ng Registry of Deeds, BIR o DFA, at puwedeng madisiplina ang notaryo. Kung nangyari ito sa inyo, tingnan ang pagrereklamo laban sa notaryo. Kung ano ang ibig sabihin nito para sa transaksyon o ari-arian ninyo ay tanong para sa abogado, o sa Public Attorney's Office (PAO) kung kwalipikado kayo.
Mga Karaniwang Tanong
Taga-Batangas Ako Pero sa Manila Ako Nagtatrabaho. Pwede ba Akong Magpa-notaryo sa Manila?
Oo. Pumunta sa notaryong naka-commission para sa Manila at pumirma sa opisina niya. Siguraduhing Manila ang nakasulat na lugar sa itaas ng dokumento.
Nasa Iloilo ang Lupa Pero Nasa Quezon City Ako. Kailangan Ko ba ng Notaryo sa Iloilo?
Hindi. Hindi nalilimitahan ng lokasyon ng ari-arian kung aling notaryo ang gagamitin ninyo. Ang Deed of Sale na na-notaryo sa Quezon City ay puwedeng i-register sa Registry of Deeds sa Iloilo, basta humarap sa notaryo ang lahat ng pumirma.
Puwede bang Pumunta ang Notaryo sa Bahay Namin Para Mag-notaryo?
Karaniwang hindi. Pinapayagan lang ng mga patakaran ang pagpapanotaryo labas sa opisina ng notaryo sa ilang lugar sa loob ng sakop niya, gaya ng ospital kung saan naka-confine ang pipirma o lugar kung saan siya nakakulong (Rule IV, Sec. 2(a)). Lumalabag sa patakaran ang notaryong nagno-notaryo sa pribadong bahay para lang sa kaginhawaan.
Puwede bang Pumirma Ako sa Pilipinas at Ipa-notaryo Ito sa Ibang Lungsod Mamaya?
Hindi. Dapat kayong humarap sa notaryo sa oras ng pagpapanotaryo (Rule IV, Sec. 2(b)). Hindi puwedeng i-notaryo ng notaryo ang dokumentong pinirmahan ninyo sa ibang lugar nang wala kayo roon.
Nasa Abroad Ako. Puwede ba Akong Ipa-notaryo ng Notaryo sa Pilipinas?
Hindi mula sa abroad. Ang lisensya ng notaryo sa Pilipinas ay sakop lang ang lugar niya sa Pilipinas. Pumirma sa harap ng Philippine embassy o consulate, o ng lokal na notaryo at saka kumuha ng apostille. Tingnan ang pagpirma ng dokumentong Pilipino habang nasa abroad.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.