Ang Maikling Sagot
Dalawa ang karaniwang paraan. Puwede kayong pumirma nang personal sa Philippine embassy o consulate, kung saan ino-notaryo ito ng consular officer na parang notaryo rito sa Pilipinas. O kaya, kung miyembro ng Apostille Convention ang bansang kinaroroonan ninyo, puwede kayong pumirma sa harap ng lokal na notaryo roon at saka kumuha ng apostille mula sa gobyerno ng bansang iyon. Alinman ang piliin, ipadala pauwi ang original na papel, hindi scan o litrato.
Halimbawa: Ibinebenta ng Magkakapatid na Garcia ang Lote Nila sa Tarlac City
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
Nagmana sina Marites at Joel Garcia ng maliit na lote sa Barangay San Vicente, Tarlac City. Nakahanap ang kapatid nilang si Ramon, na nakatira sa Tarlac, ng buyer na handang magbayad ng ₱1,200,000. Caregiver si Marites sa Milan, Italy. Driver si Joel sa Dubai. Walang makakauwi sa kanila para sa pirmahan.
Hakbang 1: pagkasunduan muna ang wording. Tinanong ni Ramon ang buyer at ang Registry of Deeds kung ano ang kailangan nila. Gusto nila ng Special Power of Attorney (SPA, pirmadong papel na nagpapahintulot sa ibang tao na kumilos para sa inyo sa isang partikular na bagay) mula sa bawat kapatid. Kailangan nitong pangalanan si Ramon, ilarawan ang lote ayon sa title number nito, at sabihing puwede niya itong ibenta, pirmahan ang Deed of Sale, tanggapin ang bayad at bayaran ang mga buwis. Nag-email si Ramon ng draft batay sa template ng SPA para magbenta ng property.
Hakbang 2: si Marites sa Italy. Miyembro ng Apostille Convention ang Italy, kaya may pagpipilian si Marites. Puwede siyang magpa-appointment sa Philippine Consulate General sa Milan at doon pumirma. O puwede siyang pumirma sa harap ng Italian notary at saka kumuha ng apostille sa opisina ng Italy na naglalabas nito. Malapit ang consulate, kaya doon siya nagpa-book, dinala ang Philippine passport niya at ang SPA na hindi pa pirmado, pumirma sa harap ng consular officer at binayaran ang fee ng consulate. Hindi na kailangan ng apostille pagkatapos noon.
Hakbang 3: si Joel sa Dubai. Tiningnan ni Joel kung miyembro ng Apostille Convention ang United Arab Emirates. Kung hindi, ang SPA na pinirmahan sa harap ng lokal na notaryo roon ay kailangan pang i-certify (authentication) ng Philippine consulate. Kaya mas simpleng paraan para sa kanya ang pumirma sa Philippine Consulate General sa Dubai.
Hakbang 4: ipadala ang mga original. Ipinadala nilang dalawa pauwi ang mga pirmadong original sa courier. Iningatan ito ni Ramon, dahil hihingin itong makita ng buyer, ng BIR at ng Registry of Deeds. Pumirma si Ramon sa Deed of Sale para sa kanilang tatlo sa harap ng notaryo sa Tarlac City.
Paraan 1: Pumirma sa Philippine Embassy o Consulate
Puwedeng mag-notaryo ang mga Philippine embassy at consulate ng mga dokumentong gagamitin sa Pilipinas. Kasama rito ang acknowledgment (kinukumpirma ninyo sa harap ng opisyal na kayo ang pumirma ng deed o SPA) at ang jurat (nanunumpa kayo na totoo ang laman ng affidavit). Ayon sa DFA, ginagawa pa rin ng mga post nito ang dalawa, miyembro man o hindi ng Apostille Convention ang bansa. Ang dokumentong pinirmahan sa ganitong paraan ay hindi na kailangan ng apostille.
May kani-kaniyang patakaran ang mga embassy at consulate (madalas tawaging posts), pero karaniwang hinihiling nila na:
- magpa-appointment, dahil maraming post ang hindi tumatanggap ng walk-in;
- humarap nang personal;
- dalhin ang dokumento nang hindi pa pirmado, at pumirma sa harap ng consular officer;
- dalhin ang valid ninyong Philippine passport (original at kopya), at ang dual citizenship papers ninyo kung mayroon;
- bayaran ang fee ng post. Nakalista sa mga Philippine post sa United States ang US$25 kada dokumento; ang iba ay naniningil sa lokal na pera.
Tingnan muna ang sariling website ng inyong embassy o consulate bago pumunta.
Paraan 2: Lokal na Notaryo, Saka Apostille
Sumali ang Pilipinas sa Apostille Convention (isang international na kasunduan sa pagtanggap ng public documents ng isa't isa) noong 14 Mayo 2019. Kung nasa ibang bansang miyembro kayo:
- pirmahan ang dokumento sa harap ng lokal na notaryo sa bansang iyon;
- kumuha ng apostille (certificate na nagkukumpirma sa pirma at seal ng notaryo) sa apostille office ng bansang iyon;
- ipadala sa Pilipinas ang original, na may nakalakip na apostille.
Ayon sa DFA, ang mga dokumento mula sa mga bansang miyembro na may apostille ay hindi na kailangang i-certify ng Philippine embassy o consulate. Pero hindi puwedeng maglabas ng apostille ang Philippine embassy; ang bansa lang kung saan kayo pumirma ang puwede. May ilang bansang tumutol sa pagsali ng Pilipinas, kaya kung hindi kayo sigurado, magtanong sa inyong Philippine embassy o consulate.
Kung hindi miyembro ang bansa, ang dokumentong pinirmahan sa harap ng lokal na notaryo roon ay kailangang i-certify (authenticate) ng Philippine embassy o consulate na sumasakop sa lugar na iyon. Sa ganoong kaso, kadalasang mas simple ang pumirma mismo sa consulate.
Para sa mga hakbang at papeles, tingnan ang pagpirma ng dokumento sa abroad para gamitin sa Pilipinas.
Paano Naman ang Online na Pagpapanotaryo?
Pinapayagan ng mga patakarang inilabas ng Supreme Court noong 2025 ang electronic notarization, na magbubukas sa 19 Oktubre 2026: puwedeng i-notaryo ng notaryo ang isang PDF, kasama kayo sa iisang kwarto o sa video call gamit ang platform na inaprubahan ng Supreme Court. Pero kung nasa abroad kayo, sinasabi ng patakaran na kailangan ninyong nasa Philippine embassy o consulate para rito. Hindi ninyo ito magagawa mula sa bahay o trabaho ninyo sa abroad. Hindi rin nito sakop ang mga will o ang mga dokumentong pinirmahan ng tinta sa papel. Tingnan ang online na pagpapanotaryo.
Ang notaryo sa Pilipinas na nag-notaryo ng papel na pinirmahan ninyo sa abroad at ipinadala pauwi, nang hindi kayo humaharap, ay lumalabag sa notarial rules. Puwedeng kuwestiyunin ang dokumentong na-notaryo sa ganoong paraan. Tingnan ang pagpapanotaryo ng dokumento.
Bago Pumirma: Tiyaking Tama ang Wording
- Magtanong muna sa opisina. Ang bangko, Registry of Deeds, LTO, SSS o ibang opisinang gagamit ng papel ay maaaring may sariling format, o maaaring humingi ng SPA na kapipirma lang. Magtanong bago pumirma, para hindi na kayo umulit.
- Maging tiyak. Para sa lupa, ilagay ang title number (ang TCT o OCT number sa titulo), ang lote at ang lokasyon nito. Pangalanan ang bawat gagawin: magbenta, pumirma sa deed, tumanggap ng bayad, magbayad ng buwis. Ayon sa Civil Code, hindi kasama sa pahintulot na magbenta ang pahintulot na magsangla (Art. 1879).
- Pangalanan nang buo ang inyong agent (ang taong binibigyan ninyo ng awtoridad), kasama ang address at ID niya, para ma-check ng mga opisina kung sino siya.
- Ipadala ang original. Magtabi ng scan para sa sarili, at ipadala sa courier ang pirmadong original.
Magsimula sa aming mga template ng Special Power of Attorney o SPA para magbenta ng property. Tingnan din ang Special Power of Attorney (SPA): pagpapahintulot sa ibang kumilos para sa inyo.
Mga Karaniwang Tanong
Pwede bang I-scan Ko na lang at Ipa-notaryo ng Kapatid Ko Dito?
Hindi. Kailangang makita kayo ng notaryo na pumipirma, o marinig kayong kinukumpirma ang pirma ninyo, nang personal. Ang pagpapanotaryo ng papel na pinirmahan ninyo sa abroad at ipinadala sa email o chat ay lumalabag sa notarial rules, at puwedeng kuwestiyunin ang dokumento. Pumirma sa Philippine consulate, o sa harap ng lokal na notaryo na may apostille.
Puwede bang Lagyan ng Apostille ng Philippine Embassy ang Dokumento Ko?
Hindi. Ayon sa DFA, hindi puwedeng maglabas ng apostille ang mga embassy at consulate. Ang apostille office lang ng bansa kung saan kayo pumirma ang puwede. Ang kaya ng embassy ay i-notaryo mismo ang dokumento, na hindi na kailangan ng apostille pagkatapos.
Valid ba sa Pilipinas ang SPA na Pinirmahan sa Philippine Consulate?
Oo. Nagno-notaryo ang mga consular officer ng mga dokumentong gagamitin sa Pilipinas, kaya hindi na ito kailangan ng apostille. Puwede pa ring tingnan ng opisinang gagamit nito ang wording at petsa nito.
Puwede Ko bang Ipa-notaryo Online ang SPA Ko Mula sa Abroad sa Video Call?
Hindi mula sa bahay o trabaho ninyo sa abroad. Ayon sa 2025 na patakaran ng Supreme Court sa electronic notarization, kailangang nasa Philippine embassy o consulate ang taong nasa abroad para rito.
Magkano ang Bayad sa Consulate Para sa SPA?
Nakadepende sa post. Nakalista sa mga Philippine consulate sa United States ang US$25 kada dokumento; ang ibang post ay naniningil sa lokal na pera. Tingnan ang website ng inyong embassy o consulate para sa kasalukuyang fee.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.