Pagpirma ng Dokumento sa Abroad Para Gamitin sa Pilipinas

Bakit Kailangan ng Dagdag na Patunay ang Dokumento Mula Abroad

Hindi kayang suriin ng opisina, bangko o Registry of Deeds sa Pilipinas kung totoo ang pirma at seal ng foreign notary. Kaya humihingi ito ng isa sa dalawa:

• apostille, certificate mula sa apostille office ng ibang bansa na nagkukumpirma ng pirma at seal sa isang public document; o
• tulong ng Philippine embassy o consulate: pipirmahan ninyo ang dokumento sa harap ng Philippine consul, o ice-certify (i-a-authenticate) ng embassy ang foreign document.

Ang mga papeles na inilabas sa Pilipinas para gamitin sa abroad ay dumadaan sa kabaligtarang proseso, sa Department of Foreign Affairs. Tingnan ang apostille.

Mula 14 Mayo 2019: Ang Apostille Convention

Naging epektibo para sa Pilipinas ang Hague Apostille Convention noong 14 Mayo 2019. Sabi sa advisory ng DFA, ang mga dokumentong inilabas sa ibang member country ay hindi na kailangang i-authenticate ng Philippine Embassy o Consulate General kapag may apostille na.

Kaya kung nasa member country kayo, ito ang karaniwang hakbang para sa dokumentong pipirmahan ninyo doon:

1. pirmahan ito sa harap ng lokal na notaryo sa bansang iyon;
2. kumuha ng apostille sa apostille office ng bansang iyon (kadalasan foreign ministry, korte o state office, depende sa bansa);
3. ipadala sa Pilipinas ang orihinal, na nakakabit ang apostille.

Ang Hague Conference ang may hawak ng opisyal na listahan ng mga member country. May ilang bansang tumutol sa pagsali ng Pilipinas noong naging epektibo ito, at para sa mga iyon, sinabi ng mga embassy na kailangan pa rin ang legalization (pag-certify ng embassy), kaya magtanong sa Philippine embassy o consulate ninyo kung hindi kayo sigurado.

Kung Hindi Member ang Bansa

Sabi ng mga DFA post (embassy at consulate), ang dating proseso pa rin ang sinusunod sa mga bansang hindi member. Ang dokumentong na-notaryo o inilabas doon ay ice-certify ng Philippine embassy o consulate na sumasakop sa lugar na iyon bago ito gamitin sa Pilipinas. Itanong sa embassy o consulate na iyon ang kasalukuyang hakbang at bayad nila.

Pagpirma sa Harap ng Philippine Consul

Nasaan man kayo, kadalasan puwede ninyong pirmahan na lang ang dokumento sa Philippine embassy o consulate. Kumikilos ang consular officer bilang notaryo para sa mga dokumentong gagamitin sa Pilipinas: acknowledgment (pagkumpirma sa harap ng opisyal na kayo ang pumirma) para sa deed o Special Power of Attorney (SPA), at jurat (panunumpa dito sa harap ng opisyal) para sa affidavit. Sabi ng mga DFA post, ginagawa pa rin nila ang dalawa, member man o hindi ng Apostille Convention ang bansa. Hindi na kailangan ng apostille ang dokumentong ginawa sa ganitong paraan.

May sariling rules ang bawat embassy o consulate, pero karaniwang hinihingi nila na:

• humarap kayo nang personal;
• dalhin ang dokumento nang hindi pa pinipirmahan, at pumirma sa harap ng consular officer;
• dalhin ang valid na Philippine passport ninyo (orihinal at kopya), at, para sa mga dual citizen, ang mga papeles ninyo sa RA 9225 (mga dokumento ng dual citizenship ninyo);
• bayaran ang fee ng embassy o consulate.

Tingnan ang website ng embassy o consulate ninyo bago pumunta, dahil marami ang nangangailangan ng appointment.

Paano Pumirma ng SPA ang OFW sa Abroad

Sa Special Power of Attorney, puwedeng kumilos para sa inyo ang isang tao sa Pilipinas: magbenta o mamahala ng property, mag-claim ng mga dokumento, o makipag-transaksyon sa bangko. Mula abroad, may dalawa kayong paraan:

May mga opisina sa Pilipinas na may sariling rules para sa mga SPA mula abroad, gaya ng partikular na format o bagong petsa. Itanong sa bangko, Registry of Deeds o ahensya kung saan ito gagamitin ng attorney-in-fact ninyo (ang taong binibigyan ninyo ng awtoridad) bago kayo pumirma. Puwede kayong magsimula sa aming Special Power of Attorney template.