Paano Magpanotaryo ng Dokumento

Ano ang Dadalhin

• Ang mismong dokumento, kumpleto. Hindi puwedeng notaryuhan ang dokumentong blangko o kulang (2004 Rules on Notarial Practice, Rule IV, Sec. 6). Punan ang lahat ng blangko bago kayo pumunta. Kung affidavit ito, huwag munang pirmahan ang signature line, dahil sa jurat (pagsumpa rito sa harap ng notaryo) pipirma kayo sa harap ng notaryo.
• Sapat na kopya. Nagtatabi ang notaryo ng kopya para sa records nila, kaya magdala ng isang sobra sa kailangan ninyo. Itanong muna kung ilan ang kailangan nila.
• Valid ID. Kahit isang ID na hindi pa expired mula sa government office, na may litrato at pirma ninyo, gaya ng passport, Driver's License, PRC ID, SSS card, PhilHealth card, Postal ID o voter's ID (Rule II, Sec. 12, as amended in 2008). Mga halimbawa lang ang nasa rules, kaya puwedeng tanggapin din ang ibang ID.
• Lahat ng pipirma. Dapat humarap ang bawat pipirma, dala ang sariling ID. Kung may nakapangalang witnesses sa dokumento, isama rin sila.
• Patunay na may karapatan kayong pumirma kung pumipirma kayo para sa iba, gaya ng Special Power of Attorney (SPA) o Secretary's Certificate para sa kumpanya.

Walang ID? Pinapayagan ng rules na patunayan ninyo kung sino kayo sa pamamagitan ng sinumpaang salaysay ng isang credible witness na kilala kayo at personal na kilala ng notaryo, o ng dalawang credible witnesses na parehong kilala kayo at magpapakita ng sarili nilang ID. Dapat walang kinalaman sa dokumento ang mga witness.

Bakit Kailangan Kayo Mismo ang Pumunta

Dapat makita ng notaryo nang personal na pumipirma kayo o kinukumpirma ninyo ang pirma ninyo. Sinasabi ng 2004 Rules on Notarial Practice (A.M. No. 02-8-13-SC) na hindi dapat magnotaryo ang notaryo kung ang pumipirma ay "is not in the notary's presence personally at the time of the notarization," o hindi personal na kilala ng notaryo o hindi napatunayan sa competent evidence of identity (tinatanggap na ID o credible witnesses) (Rule IV, Sec. 2(b)).

Kaya lumalabag sa rules ang notaryong nagtatatak sa dokumentong iniwan lang ninyo sa counter, o ipinadala sa chat. Puwedeng kuwestiyunin ang dokumentong nanotaryo nang ganoon, at puwedeng maparusahan ang notaryo. Kung hindi kayo makabiyahe, itanong kung may notaryong nag-aalok ng electronic notarization, na may sariling patakaran sa pagharap sa video.

Ano ang Tinitingnan ng Notaryo

• Kung sino kayo, mula sa ID ninyo o sa credible witnesses ninyo.
• Na naiintindihan ninyo ang dokumento at kusang-loob kayong pumipirma. Dapat tumanggi ang notaryo kung sa tingin niya ay ilegal o imoral ang transaksyon, kung dahil sa kilos ninyo ay nagdududa siya na naiintindihan ninyo ang epekto nito sa inyo, o kung mukhang hindi kayo kumikilos nang kusang-loob (Rule IV, Sec. 4).
• Na pinapayagan siyang gawin ito. Hindi puwedeng notaryuhan ng notaryo ang dokumentong kasali siya, o para sa asawa, live-in partner o kamag-anak hanggang fourth civil degree (hanggang pinsang buo) (Rule IV, Sec. 3).
• Ang uri ng pagpapanotaryo. Karamihan ng affidavit ay kailangan ng jurat (sinusumpaan ninyong totoo ang laman). Ang mga deed, kontrata at Special Power of Attorney ay karaniwang kailangan ng acknowledgment (kinukumpirma ninyong kusang-loob kayong pumirma). Tingnan ang jurat vs acknowledgment.

Ang Record Book ng Notaryo

Bawat notarization ay isinusulat sa record book ng notaryo (ang notarial register) sa mismong oras na ginawa ito. Nakatala rito ang petsa at oras, ang uri ng act, ang pamagat ng dokumento, ang pangalan at address ninyo, ang ID na ipinakita ninyo, ang anumang credible witnesses, ang singil, at ang lugar kung hindi sa opisina ng notaryo (Rule VI, Sec. 2). Pipirma kayo at ang anumang credible witnesses sa register (Rule VI, Sec. 3).

Pagkatapos, isusulat ng notaryo sa dokumento ninyo ang document number, page number, book number at series year. Dahil sa mga numerong ito, matutunton ng korte o ng DFA ang notarization sa hinaharap, kaya tiyaking napunan ang mga ito bago kayo umalis.

Magkano

Sa ilalim ng Rule V ng 2004 Rules, puwedeng maningil ang notaryo hanggang sa pinakamataas na bayad na itinakda para sa ganoong uri ng notarization, o hindi maningil. Ang puwede lang nilang singilin ay ang mga bayad na pinapayagan ng rules, dapat nakapaskil ang listahan ng presyo nila (schedule of fees) kung saan makikita ng tao, at dapat silang magbigay ng Official Receipt na rehistrado sa BIR. Pinapayagan lang ang travel fee kung pumayag kayo rito bago pa man.

Iba-iba ang bayad depende sa lugar at sa dokumento. Gamitin ang fee guide para makita kung magkano karaniwang singil ng mga notaryo sa lugar ninyo bago kayo pumunta.

Fixer at Pekeng Notaryo

Ang tunay na notaryo ay abogadong binigyan ng commission (lisensya para magnotaryo) ng Executive Judge ng isang Regional Trial Court. Dalawang taon ang bisa ng commission at sakop lang nito ang lugar ng korteng iyon (Rule III, Sec. 11). Dapat sa regular na opisina nagtatrabaho ang notaryo, maliban sa ilang exception gaya ng ospital o detention facility (Rule IV, Sec. 2(a)).

Mag-ingat kung may nag-aalok na magnotaryo nang hindi kayo humaharap, nang hindi humihingi ng ID, o nang walang register. Ang dokumentong nanotaryo ng taong walang valid na commission ay hindi public document (nawawala ang bigat nito bilang notarized na dokumento), at puwede itong tanggihan ng mga opisina gaya ng DFA, mga bangko at Registry of Deeds. Kung may nangyaring mali, tingnan ang reklamo laban sa notaryo.