Sa Madaling Salita
- Nakukuha ng mga notaryo ang lisensya nilang mag-notaryo (commission) mula sa Executive Judge ng Regional Trial Court para sa isang lungsod o probinsya, sa ilalim ng 2004 Rules on Notarial Practice, as amended.
- Hindi dapat mag-notaryo ang notaryo maliban kung personal na nandoon ang pumipirma, at kilala siya ng notaryo o tiningnan nito ang valid ID o iba pang tinatanggap na patunay kung sino siya.
- Puwede ninyong alamin kung lisensyado ang isang notaryo sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court na iyon.
- Puwedeng bawiin ng Executive Judge ang lisensya ng notaryo at parusahan siya (Rule XI). Abogado ang notaryo, kaya puwede rin siyang i-discipline ng Supreme Court o ng pambansang samahan ng mga abogado (IBP).
- Kung pineke ang pirma ninyo o nanganganib ang property ninyo, kumonsulta agad sa abogado. Libreng tumutulong ang Public Attorney's Office sa mga kwalipikado.
Ang Dapat Gawin ng Notaryo
Dapat kayong personal na makita ng notaryo at alamin kung sino kayo. Sa Pilipinas, ang notary public ay abogadong binigyan ng commission (lisensyang mag-notaryo) ng Executive Judge ng Regional Trial Court (RTC) para sa isang partikular na lungsod o probinsya, para sa isang takdang termino. Ang 2004 Rules on Notarial Practice (A.M. No. 02-8-13-SC) ng Supreme Court, as amended, ang nagtatakda ng mga tungkulin. Kabilang dito:
- Hindi dapat mag-notaryo ang notaryo kung hindi personal na nandoon ang pumipirma sa oras ng notarization (Rule IV, Section 2(b)).
- Dapat personal na kilala ng notaryo ang pumipirma o makilala siya sa pamamagitan ng competent evidence of identity (tinatanggap na patunay kung sino siya): kahit isang kasalukuyang ID mula sa opisina ng gobyerno na may litrato at pirma, o ang sinumpaang salita ng isang credible witness na walang kinalaman sa dokumento at kilala ang pumipirma (Rule II, Section 12).
- Dapat isulat ang bawat notarization sa notarial register ng notaryo (ang record book niya), na may katugmang document number.
- Puwede lang mag-notaryo ang notaryo sa loob ng sakop ng korteng nagbigay sa kanya ng lisensya, at habang valid pa ang lisensya.
Para makita kung ano ang tamang notarization, tingnan ang pagpapanotaryo ng dokumento.
Mga Karaniwang Problema
- Na-notaryo nang wala kayo. Nakalagay ang pangalan ninyo sa notarized na deed, SPA o affidavit na hindi ninyo kailanman pinirmahan sa harap ng notaryong iyon.
- Walang tiningnang ID. Tinanggap ng notaryo ang dokumento nang hindi kayo o ang ID ninyo nakikita, o isang "fixer" ang nagdala nito para sa inyo.
- Peke o expired na notaryo. Walang lisensya para sa lugar na iyon ang nag-notaryo, expired na ang lisensya niya, o hindi talaga siya abogado.
- Mga blangko o kulang na dokumento na na-notaryo, o hindi kumpleto ang notarial certificate (ang bahagi ng notaryo sa dulo ng dokumento).
- Kasali ang notaryo sa transaksyon, malapit na kamag-anak ng isang kasali, o may makukuha siya rito.
Puwedeng kwestyunin ang notarization na ginawa nang hindi personal na humarap ang pumipirma, at puwedeng mawala sa dokumento ang legal na bigat ng isang notarized na dokumento. Abogado ang dapat tanungin kung ano ang ibig sabihin nito para sa property o kaso ninyo.
Hakbang 1: Alamin Kung Lisensyado ang Notaryo
Tingnan ang notarial certificate sa dulo ng dokumento. Dapat nakalagay dito ang pangalan ng notaryo, ang lugar kung saan siya lisensyado, ang commission number at expiry, ang roll of attorneys number niya (ang numero niya bilang abogado), at ang IBP at PTR number (patunay na bayad ang dues niya bilang abogado at ang buwis). Pagkatapos:
- Pumunta, tumawag o sumulat sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court ng lungsod o probinsyang nakasulat sa notarial certificate. Itanong kung may lisensyang mag-notaryo ang taong iyon para sa lugar na iyon sa petsa ng notarization.
- Puwede ninyong itanong kung nakasulat ang dokumento sa register ng notaryo. Nagsusumite ang mga notaryo ng kopya ng kanilang notarial records at monthly reports sa Clerk of Court.
- Para malaman kung abogado talaga ang isang tao, may Roll of Attorneys (listahan ng lahat ng abogado) ang Supreme Court.
Magtabi ng kopya ng dokumento, isulat ang document, page, book at series number, at itala kung sino ang nakausap ninyo at kailan.
Hakbang 2: Saan Dinadala ang Reklamo
| Saan | Ano ang Kaya Nitong Gawin |
|---|---|
| Executive Judge ng RTC na nagbigay ng commission | Sa ilalim ng Rule XI ng Rules on Notarial Practice, bawiin (i-revoke) ang lisensya ng notaryo at parusahan ang notaryong lumabag sa rules. |
| Supreme Court o ang Integrated Bar of the Philippines (IBP), ang pambansang samahan ng mga abogado | Dahil abogado ang notaryo, puwedeng mag-file ng verified (sinumpaang) reklamo laban sa kanya para ma-discipline bilang abogado, sa ilalim ng Code of Professional Responsibility and Accountability. Kasama sa mga parusa ang suspension o disbarment (pagkawala ng karapatang mag-abogado). Ang reklamo laban sa abogado ng gobyerno ay sa Supreme Court lang. |
| Prosecutor's office o pulis | Para sa mga krimen gaya ng falsification (pamemeke ng dokumento o pirma), o taong nagpapanggap na notaryo. |
Kadalasan, ang reklamo ay nakasulat at sinumpaang (verified) salaysay ng nangyari, kasama ang kopya ng dokumento at ang ebidensya ninyo. Itanong sa opisinang pagfa-file-an ninyo ang kasalukuyang format nila at kung ilang kopya ang kailangan.
Protektahan ang Sarili Habang Tumatakbo ang Reklamo
- Kung lupa ang sangkot sa dokumento, itanong sa Registry of Deeds kung anong mga annotation ang nakasulat sa titulo at ano ang puwede ninyong gawin. Tingnan ang pagsusuri ng lupa bago bumili.
- Kung pekeng SPA ang ginamit sa bangko, sabihan ang bangko nang nakasulat.
- Huwag pumirma ng anumang bagong dokumento para "ayusin" ang problema nang hindi ninyo ito naiintindihan.
- Mga legal na usapin ito. Kumonsulta sa abogado, o sa Public Attorney's Office kung kwalipikado kayo.
Ang Dapat Ipunin Bago Magreklamo
Sa device na ito lang naka-save ang mga tsek ninyo.
Mga Karaniwang Tanong
Paano Malalaman Kung Totoo ang Notaryo?
Itanong sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court para sa lungsod o probinsyang nakasulat sa notarial certificate kung may lisensya ang taong iyon na mag-notaryo doon sa petsang iyon.
Na-notaryo ang Pirma Ko Pero Hindi Ako Humarap. Valid ba ang Dokumento?
Ipinagbabawal ng Rules on Notarial Practice ang pag-notaryo nang hindi personal na nandoon ang pumipirma. Puwedeng kwestyunin ang notarization, at puwedeng parusahan ang notaryo. Kung void mismo ang dokumento ay nakadepende sa mga detalye, kaya kumonsulta sa abogado o sa Public Attorney's Office.
Saan Magfa-file ng Reklamo Laban sa Notaryo?
Sa Executive Judge ng Regional Trial Court na nagbigay ng commission sa notaryo, para bawiin ang lisensya niya. Puwede rin kayong mag-file ng sinumpaang (verified) reklamo laban sa notaryo bilang abogado sa Supreme Court o sa IBP.
Puwede bang Magreklamo Kung Sobrang Mahal ang Singil ng Notaryo?
Walang iisang pambansang rate ang notarial fees. Humingi ng Official Receipt at ikumpara sa aming presyo ng notaryo. Itanong sa RTC Office of the Clerk of Court kung may lokal na listahan ng presyo (fee schedule).
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.