Ang Maikling Sagot
Ang notary public ay abogadong binigyan ng lisensya ng korte para sumaksi sa mga pirma. Kapag tiningnan ng notaryo ang ID ninyo, pinanood kayong pumirma o kinumpirma ang pirma ninyo, at itinala ito sa libro niya, nagiging public document ang papel ninyo. Puwede na itong panghawakan ng korte at ng mga opisina nang hindi na kayo pinapatunayan na totoo ang mga pirma. Kaya humihingi ng notaryadong papeles ang LTO, mga bangko, Registry of Deeds at mga korte. Hindi tinitingnan ng notaryo kung totoo ang nakasulat sa dokumento.
Halimbawa: Pagbebenta ng Motorsiklo sa Tarlac City
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
Si Rodel Manalo, tricycle driver sa Barangay San Nicolas, Tarlac City, ay nagbenta ng motorsiklo niya sa kapitbahay niyang si Jessa Pineda sa halagang ₱45,000. Gumawa sila ng simpleng Deed of Sale, pareho silang pumirma sa kusina ni Rodel, at cash na nagbayad si Jessa.
Valid ba ang bentahan? Sa pagitan ni Rodel at ni Jessa, oo. Nagkasundo sila sa motorsiklo at sa presyo, at pareho silang pumirma.
Bakit kailangan pa rin ni Jessa ng notaryo. Pagpunta ni Jessa sa LTO para ilipat sa pangalan niya ang motorsiklo, hihingi ang LTO ng notaryadong Deed of Sale. Private document ang papel na pinirmahan sa bahay: kahit sino ay puwedeng sumulat ng mga pangalan doon. Kaya inulit nina Rodel at Jessa ang deed gamit ang Deed of Sale para sa sasakyan at sabay silang pumunta sa notaryo sa Tarlac City dala ang kanilang mga ID.
Ang ginagawa ng notaryo. Tinitingnan ng notaryo ang mga ID nila, sinisigurong walang blangko ang deed, tinatanong ang bawat isa kung kusa nilang pinirmahan ito, at isinusulat ang deed sa notarial register (ang record book ng notaryo). Tinatatakan ng notaryo ang deed ng document, page at book number.
Ang hindi ginagawa ng notaryo. Hindi tinitingnan ng notaryo kung talagang kay Rodel ang motorsiklo, kung maayos ang mga papeles nito, o kung tamang presyo ang ₱45,000. Si Jessa pa rin ang dapat tumingin sa OR/CR at kung may utang pa sa bangko ang motorsiklo. Tingnan ang paglilipat ng pagmamay-ari ng sasakyan.
Sino ang Notaryo
Sa Pilipinas, kailangang abogado ang notary public. Kumukuha siya ng commission (lisensya para mag-notaryo) mula sa Executive Judge ng Regional Trial Court (RTC) para sa isang partikular na lungsod o probinsya. Dalawang taon ang tagal ng commission, at sa loob lang ng sakop ng korteng nagbigay nito puwedeng mag-notaryo ang notaryo (2004 Rules on Notarial Practice, A.M. No. 02-8-13-SC, Rule III, Sec. 11).
Hindi notaryo ang barangay captain, empleyado ng city hall o "fixer" sa labas ng opisina. Hindi nagiging notaryado ang dokumento dahil sa tatak ng taong walang commission.
Ang Nababago Kapag Notaryado na
Ang papel na pinirmahan ninyo sa bahay ay private document. Kapag kinuwestiyon ito ng sinuman sa korte, kayo ang dapat magpatunay na totoo ang mga pirma, kadalasan sa pamamagitan ng mga testigo.
Kapag notaryado na, nagiging public document ito (dokumentong notaryado o ginawa sa harap ng isang opisyal). Tinatanggap ito ng korte nang hindi na hinihingan ng dagdag na patunay na maayos itong pinirmahan (due execution), at itinuturing itong regular (inaakalang nasa ayos) maliban kung may magpatunay na hindi. Kaya ito pinagkakatiwalaan ng mga opisina:
- Registry of Deeds: hindi mare-register ang Deed of Sale, mortgage o donation ng lupa kung hindi ito kinumpirma sa harap ng notaryo (Presidential Decree No. 1529 (PD 1529), Sec. 112).
- LTO: humihingi ng notaryadong Deed of Sale para mailipat ang sasakyan.
- BIR: kailangan ang notaryadong deed para kuwentahin ang buwis sa bentahan ng lupa at maglabas ng eCAR.
- Mga bangko, SSS, Pag-IBIG at korte: madalas humingi ng notaryadong affidavit at Special Power of Attorney.
Ang Dalawang Uri na Makikita Ninyo
- Panunumpa na totoo ito (jurat). Para sa mga affidavit. Pumipirma kayo sa harap ng notaryo at nanunumpa na totoo ang nakasulat (Rule II, Sec. 6). Ang pagsisinungaling dito ay puwedeng maging perjury (ang krimen ng pagsisinungaling nang nakapanumpa).
- Pagkumpirma na kayo ang pumirma (acknowledgment). Para sa mga deed, kontrata at Special Power of Attorney. Sinasabi ninyo sa notaryo na sa inyo ang pirma at kusa kayong pumirma (Rule II, Sec. 1).
Tingnan ang ang dalawang uri ng pagpapanotaryo.
Ang Hindi Tinitingnan ng Notaryo
Tinitingnan ng notaryo kung sino ang pumipirma at kung kusa silang pumipirma. Hindi iniimbestigahan ng notaryo kung totoo ang mga detalye sa affidavit ninyo, kung talagang may-ari ng lupa ang seller, o kung makabubuti sa inyo ang kasunduan.
Pero dapat tumanggi ang notaryo kung sa tingin niya ay labag sa batas o imoral ang transaksyon, kung mukhang hindi ninyo naiintindihan ang pinipirmahan ninyo, o kung mukhang napipilitan lang kayong pumirma (Rule IV, Sec. 4). Dapat din siyang tumanggi sa dokumentong blangko o hindi kumpleto (Rule IV, Sec. 6).
Kaya hindi ibig sabihin ng tatak ng notaryo na malinis ang titulo ng lupa o totoo ang kuwento sa affidavit. Kayo mismo ang mag-check. Tingnan ang pag-check ng lupa bago bumili.
Hindi Lahat ng Dokumento ay Kailangang Notaryado
Karamihan ng kontrata ay may bisa sa pagitan ng mga pumirma kahit walang notaryo. Mahalaga ang pagpapanotaryo kapag public document ang hinihingi ng isang opisina o ng batas, o kapag gusto ninyo ng matibay na patunay sa hinaharap. Tingnan ang kung valid ang Deed of Sale kahit hindi notaryado. Ang mga simpleng sulat, gaya ng Authorization Letter para kumuha ng parcel, ay kadalasang hindi na kailangang ipa-notaryo maliban kung hingin ng opisina.
Mga Karaniwang Tanong
Kapag Notaryado na, Totoo na ba ang Laman?
Hindi. Ipinapakita ng pagpapanotaryo kung sino ang pumirma at na kusa silang pumirma. Hindi nito napapatunayan na totoo ang laman. Sa affidavit, nanumpa ang tao na totoo ito, at ang pagsisinungaling dito ay puwedeng maging perjury. Pero hindi tiningnan ng notaryo ang mga detalye.
Puwede bang Mag-notaryo ang Barangay Captain?
Hindi. Ang abogadong may notarial commission mula sa RTC Executive Judge, o ang opisyal na pinapayagan ng batas, lang ang puwedeng mag-notaryo. Puwedeng pumirma bilang testigo o magpanumpa ang barangay captain sa ilang usaping pambarangay, pero hindi nito ginagawang notaryado ang deed.
May Expiration ba ang Notaryadong Dokumento?
Hindi nag-e-expire ang pagpapanotaryo mismo. Pero may mga opisinang gusto ng bagong papeles, gaya ng SPA o Affidavit of Loss na pinirmahan sa nakaraang ilang buwan. Itanong sa opisinang tatanggap nito.
Paano Malalaman Kung Totoong Notaryo ang Nag-notaryo?
Tingnan ang notarial certificate sa dulo ng dokumento. Dapat nakalagay roon ang commission number at kung kailan ito mag-e-expire, at ang document, page at book numbers. Puwede kayong magtanong sa Office of the Clerk of Court ng RTC na iyon kung lisensyado ang notaryo noong petsang iyon. Tingnan ang pagrereklamo laban sa notaryo.
Magkano ang Bayad sa Pagpapanotaryo?
Depende sa dokumento at sa lugar. Dapat nakapaskil ang listahan ng presyo ng notaryo at dapat siyang magbigay ng Official Receipt. Tingnan ang aming presyo ng notaryo para sa karaniwang singil ng mga notaryo sa inyong lugar.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.