Ang Maikling Sagot
Ang tunay na notaryo ay abogadong binigyan ng lisensya ng Regional Trial Court para mag-notaryo sa isang lungsod o probinsya. Hihilingin niyang humarap kayo nang personal, titingnan ang ID ninyo, papipirmahin kayo sa kanyang record book, at ilalagay ang mga detalye ng kanyang commission sa ilalim ng pirma niya. Kung may nag-notaryo nang hindi kayo nakikita, walang record book, o gumamit ng stamp na walang commission number o expiry, ituring itong peke. Puwede ninyong i-check ang kahit sinong notaryo sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court ng lungsod o probinsyang iyon.
Halimbawa: Affidavit of Loss na "Na-notaryo" sa Labas ng LTO
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
Nawala ni Dennis Aquino ang Driver's License niya sa Calamba, Laguna. Sa labas ng LTO office, may lalaking nag-alok na gagawa at magnonotaryo ng Affidavit of Loss sa halagang ₱150 sa loob ng sampung minuto. "Hindi na kailangan ng ID, sir. Iwan n'yo lang, babalikan n'yo." Pinirmahan ni Dennis ang blangkong form at naghintay sa isang carinderia.
Nang maibalik ito, tiningnan niya nang mabuti. May rubber stamp na "NOTARY PUBLIC" at isang pirma, pero:
- hindi siya kailanman humarap sa notaryo o nanumpa sa anuman;
- walang sumulat ng ID niya sa isang libro o nagpapirma sa kanya roon;
- may pangalan ang stamp pero walang commission number, walang expiry na "until December 31", walang roll of attorneys number at walang IBP o PTR number;
- blangko ang mga linyang Doc. No., Page No. at Book No.
Red flag ang bawat isa. Kahit pangalan pa ng tunay na abogado ang nasa stamp, labag sa rules ang pagpapanotaryong ginawa nang hindi humaharap si Dennis, at puwedeng tanggihan ng LTO o ng korte ang affidavit. Pinunit ito ni Dennis, siya mismo ang nag-fill in sa Affidavit of Loss template, at dinala itong hindi pa pirmado, kasama ang passport niya, sa opisina ng isang notaryo sa Calamba. Nanumpa siya at pumirma sa harap ng notaryo, pumirma sa register, at tiningnan kung puno ang mga numero sa ibaba.
Mga Red Flag
- Hindi na kailangang humarap kayo. "Iwan n'yo lang" o "i-send n'yo na lang sa Viber". Hindi puwedeng mag-notaryo ang notaryo maliban kung personal kayong naroon (2004 Rules on Notarial Practice (A.M. No. 02-8-13-SC), Rule IV, Sec. 2(b)). Sa electronic notarization sa ilalim ng hiwalay na rules ng Supreme Court, kailangan pa rin ninyong humarap sa pamamagitan ng live video sa harap ng awtorisadong notaryo.
- Walang hininging ID, mula sa taong hindi kayo kilala (Rule II, Sec. 12).
- Walang record book. Hindi kayo pinapirma o pina-thumbmark sa notarial register (Rule VI, Sec. 3), at blangko ang Doc. No., Page No. at Book No. Tingnan ang ang notarial register.
- Stamp na walang detalye ng commission. "Notary Public" at pangalan lang, walang commission number, expiry o mga numero ng abogado.
- Tinatanggap ang blangko o kalahating-punong dokumento, o pinapipirma kayo sa blangkong form (Rule IV, Sec. 6).
- Nagnonotaryo sa bahay ninyo, sa mesa sa mall o sa puwesto sa bangketa, labas sa iilang lugar na pinapayagan ng rules (Rule IV, Sec. 2(a)).
- Backdating, o petsang hindi ang araw na humarap kayo.
- Walang Official Receipt. Ang notaryong naniningil ay dapat maglabas ng BIR-registered na Official Receipt (Rule V, Sec. 5).
Ano ang Makikita sa Certificate at Seal ng Tunay na Notaryo
Ayon sa Rule VIII, Sec. 2, ang dulong bahagi ng certificate ng notaryo, sa ilalim ng kanyang pirma, ay dapat magpakita ng:
- pangalan ng notaryo na eksaktong tulad ng nasa kanyang commission;
- serial number ng commission;
- ang mga salitang "Notary Public", ang lungsod o probinsya kung saan siya commissioned, ang petsa ng expiry ng commission, at ang address ng opisina niya; at
- ang kanyang roll of attorneys number (numero niya bilang abogado), ang PTR number (Professional Tax Receipt) kasama ang lugar at petsa ng pagkakaissue, at ang IBP membership number (ang pambansang samahan ng mga abogado).
Maraming notaryo rin ang naglalagay ng MCLE compliance number (patunay na natapos nila ang kinakailangang continuing legal education).
Gumagamit din ang notaryo ng opisyal na seal (Rule VII, Sec. 2). Metal ito at bilog, dalawang pulgada ang lapad, at nakapalibot sa gilid ang lungsod o probinsya, ang salitang "Philippines" at ang pangalan ng notaryo. Nasa mukha ng seal ang roll of attorneys number, at nakasulat sa gitna ang "Notary Public". Direkta itong idinidiin sa papel. Pinapayagan din ang flat na ink stamp ng seal kung malinaw ito at puwedeng ma-photocopy (Rule VII, Sec. 3).
Hindi patunay na tunay o valid pa ang commission ang mga detalyeng nakaimprenta sa stamp. Ibinibigay lang nito ang kailangan ninyo para mag-check.
Paano I-check ang Isang Notaryo
- Isulat ang pangalan, commission number, lungsod o probinsya, at expiry mula sa certificate.
- Pumunta, tumawag o sumulat sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court para sa lungsod o probinsyang iyon. Ang Executive Judge doon ang naglalabas ng notarial commission, at hawak ng opisina ang listahan ng mga notaryong commissioned para sa lugar na iyon. Itanong kung commissioned doon ang tao sa petsang nasa dokumento ninyo.
- Itanong kung lumalabas ang document number na iyon sa mga buwanang report ng notaryo.
- Para malaman kung abogado nga ang isang tao, may Roll of Attorneys ang Supreme Court.
Dalawang taon ang commission, mula 1 Enero ng taong inilabas ito, at sakop lang nito ang lugar ng korteng iyon (Rule III, Sec. 11). Ang notaryong expired na ang commission, o nag-notaryo sa ibang lungsod, ay kumilos nang walang awtoridad. Tingnan ang paggamit ng notaryo mula sa ibang lungsod.
Hindi naglilista o nagrerekomenda ng notaryo ang site na ito. Gamitin ang listahan ng korte.
Ano ang Puwedeng Maging Kapalit ng Pekeng Pagpapanotaryo
- Puwedeng tanggihan o kuwestiyunin ang dokumento. Ang dokumentong na-notaryo ng taong walang valid na commission, o nang hindi kayo humaharap, ay puwedeng mawalan ng bigat ng isang public document (notaryadong dokumentong tinatanggap bilang tunay nang hindi na kailangan ng ibang patunay). Puwede itong tanggihan ng DFA, ng mga bangko, ng LTO at ng Registry of Deeds, at puwede itong ituring ng korte na pribadong dokumento o isantabi.
- Krimen. May parusa ang pagpapanggap na notaryo, at dapat itong ipa-prosecute ng Executive Judge (Rule XII, Sec. 1). Ang pamemeke ng pirma o seal ng notaryo, o ng pagpapanotaryo, ay puwede ring maging falsification sa ilalim ng Revised Penal Code.
- Nasayang na oras at pera. Dalawang beses kayong magbabayad at puwedeng lumampas sa deadline, gaya ng mga deadline ng BIR sa Deed of Sale.
Kung may dokumentong may pangalan ninyo na na-notaryo nang wala kayo, o ng pekeng notaryo, tingnan ang ano ang gagawin kung may ginawang mali ang notaryo. Kung lupa o pera ang nakataya, kumonsulta agad sa abogado, o sa Public Attorney's Office (PAO) kung kwalipikado kayo.
Mga Karaniwang Tanong
Legit ba Yung mga Nagno-notaryo sa Labas ng Munisipyo o LTO?
May mga opisina malapit sa gusali ng gobyerno na tunay na notaryong nagtatrabaho sa regular na opisina. Ang batayan ay hindi kung nasaan sila kundi kung ano ang ginagawa nila: kailangan ninyong humarap, magpakita ng ID, pumirma sa register, at makatanggap ng certificate na kumpleto ang detalye ng commission at ng Official Receipt. Fixer ang runner na kumukuha ng papel ninyo para dalhin "sa loob" nang wala kayo.
Valid pa ba ang Dokumentong Na-notaryo nang Hindi Ako Humarap?
Ipinagbabawal ito ng rules (Rule IV, Sec. 2(b)), kaya puwedeng kuwestiyunin ang pagpapanotaryo at maparusahan ang notaryo. Kung may bisa pa sa kahit sino ang dokumento mismo, nakadepende sa mga detalye. Magtanong sa abogado o sa PAO.
Paano I-check Kung Valid pa ang Commission ng Notaryo?
Hanapin ang commission number at expiry sa certificate ng notaryo, saka itanong sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court para sa lungsod o probinsyang iyon kung commissioned ang notaryo sa petsang iyon.
Saan Magre-report ng Pekeng Notaryo?
Sa Executive Judge ng Regional Trial Court para sa lugar na iyon, sa pamamagitan ng Office of the Clerk of Court. Para sa falsification, sa prosecutor's office o sa pulis. Abogado ang notaryo, kaya puwede ring magsampa ng sinumpaang reklamo sa Supreme Court o sa IBP. Tingnan ang mga reklamo laban sa notaryo.
Malalaman Ko ba Kung Tunay ang Notaryo sa Presyo?
Hindi maaasahan. Babala ang napakamura at napakabilis na "notaryo" na hindi na kayo pinapaharap, pero puwede ring maningil nang mababa ang tunay na notaryo. Tingnan ang mga hakbang at ang certificate, at humingi ng Official Receipt. Tingnan ang karaniwang singil ng mga notaryo para sa affidavit.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.