Ang Maikling Sagot
Para sa kumpletong dokumento, kung naroon ang lahat ng pipirma at may dalang valid ID, madalas natatapos ang pagpapanotaryo sa parehong araw, minsan habang naghihintay kayo. Mas matagal ito kung ang notaryo pa ang gagawa ng dokumento, kung may kulang na pipirma, o kung marami ang kailangang pumirma. Kung dadalhin sa abroad ang dokumento, idagdag ang oras para sa certificate ng korte (CANA) at sa DFA apostille.
Halimbawa: Affidavit at Deed Para sa Isang Pamilya sa Tarlac
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
Nakatira si Lorna Bautista sa Barangay Poblacion, Tarlac City. Nagtatrabaho sa Nagoya, Japan ang kapatid niyang si Ramil. Kailangang ibenta ang lote ng yumao nilang ama, at kailangan ding padalhan ni Lorna si Ramil ng notaryadong Affidavit of Support na ipapakita niya sa isang opisina roon.
Lunes ng umaga: ang affidavit. Dinala ni Lorna ang Affidavit of Support na naka-type na, walang blangko, at ang Driver's License niya. Maikli ang pila sa opisina ng notaryo. Pumirma siya sa harap ng notaryo at nanumpa. Nakaalis siya dala ito bago magtanghalian.
Mas matagal ang deed. Para sa Deed of Absolute Sale, hiniling ni Lorna sa notaryo na gawin ito. Kailangan muna ng notaryo ng kopya ng titulo, ng Tax Declaration at ng mga detalye ng mga buyer. Hindi makakauwi si Ramil, kaya pumirma siya ng Special Power of Attorney sa Philippine Consulate General sa Osaka, na nagtatalaga kay Lorna. Mano-notaryo lang ang deed sa araw na makakapunta sina Lorna, ang iba pa niyang kapatid at ang mga buyer, dala ang kanilang mga ID.
Ang affidavit para sa abroad. Dahil gagamitin ito sa Japan, humingi si Lorna ng CANA sa Regional Trial Court sa Tarlac, ang certificate na nagpapatunay na tunay ang notaryo, saka nag-book ng appointment sa DFA para sa apostille. Ilang araw, hindi ilang oras, ang inaabot ng dalawang hakbang na iyon, kaya sinimulan niya agad pagkatapos ma-notaryo ang affidavit.
Kailan Ito Puwedeng Matapos sa Parehong Araw
- Kumpleto ang dokumento, puno ang bawat blangko. Hindi puwedeng mag-notaryo ang notaryo ng blangko o kulang na dokumento (2004 Rules on Notarial Practice, Rule IV, Sec. 6).
- Personal na naroon ang bawat pipirma, may dalang valid ID. Hindi puwedeng mag-notaryo ang notaryo para sa taong wala roon (Rule IV, Sec. 2(b)).
- Alam ninyo kung anong uri ng pagpapanotaryo ang kailangan ninyo: panunumpa (jurat) para sa karamihan ng affidavit, o pagkumpirma na kayo ang pumirma (acknowledgment) para sa deed at Special Power of Attorney. Tingnan ang jurat vs acknowledgment.
- Sapat ang dala ninyong kopya. Nagtatago ng isa ang notaryo para sa kanyang records.
Para sa buong listahan ng dadalhin, tingnan ang pagpapanotaryo ng dokumento.
Ano ang Nagpapatagal
- Ang notaryo ang gagawa nito. Matagal gawin ang deed o kontrata, at maaaring humingi muna ang notaryo ng mga papeles, gaya ng titulo, Tax Declaration, ID ng bawat partido, o Marriage Certificate.
- May kulang na pipirma. Kailangang humarap ang lahat ng pipirma. Kung nasa abroad o may sakit ang isa, kailangan muna niyang pumirma ng Special Power of Attorney, o maaaring kailanganing pumunta ang notaryo sa ospital, na pinapayagan (Rule IV, Sec. 2(a)).
- Maraming pipirma. Ang Extrajudicial Settlement o deed na maraming tagapagmana ay matatapos lang kapag nakaharap na silang lahat, sa iisang araw man o sa ilang araw.
- Pila. Pinakaabala ang mga notaryo malapit sa city hall, korte at Registry of Deeds tuwing umaga ng weekday at sa katapusan ng buwan.
- Walang tinatanggap na ID. Kung expired o hindi tinatanggap ang ID ninyo, maaaring kailangan ninyong bumalik dala ang ibang ID o kasama ang mga credible witness (mga taong kilala kayo at makakapagpatunay kung sino kayo).
Kung Dadalhin sa Abroad ang Dokumento
Ang notaryadong pribadong dokumento, gaya ng affidavit, Special Power of Attorney o kontrata, ay kailangan pa ng dalawang hakbang bago ito lagyan ng DFA ng apostille (ang certificate na nagpapahintulot na magamit ito sa abroad):
- CANA mula sa korte. Humingi sa Regional Trial Court na nag-commission sa notaryo ng Certificate of Authority for a Notarial Act (CANA), na pirmado ng Executive Judge o Vice-Executive Judge. Pinapatunayan nito na lisensyado ang notaryo. Isang dokumento lang ang sakop ng bawat CANA.
- DFA apostille. Dalhin sa DFA ang notaryadong dokumento kasama ang CANA nito, sa pamamagitan ng appointment o walk-in kung may slot. Tingnan ang release date sa resibo ninyo.
Asahang ilang araw ang aabutin nito. Tingnan ang gabay sa apostille para sa kasalukuyang mga hakbang.
Mga Deadline na Nagsisimula sa Araw ng Pagpapanotaryo
Sa ilang dokumento, nagsisimula ang bilang kapag pumirma na ang notaryo. Para sa Deed of Sale ng lupa, binibilang mula sa petsa ng pagpapanotaryo ang mga deadline ng BIR para sa capital gains tax at documentary stamp tax. Huwag munang ipa-notaryo ang deed hangga't hindi pa kayo handang magbayad ng mga buwis. Tingnan ang paglilipat ng titulo ng lupa.
Mga Karaniwang Tanong
Pwede bang Iwan Ko na lang at Balikan Bukas?
Hindi, kung ang ibig sabihin ay ino-notaryo ito ng notaryo nang wala kayo. Kailangan ninyong personal na humarap kapag ino-notaryo ito (Rule IV, Sec. 2(b)). Puwede ninyong iwan ang dokumento para ihanda ng notaryo, pero babalik kayo at pipirma o kukumpirmahin ang pirma ninyo sa harap niya.
Puwede bang Magpa-notaryo Kapag Weekend?
May mga notaryong bukas kapag Sabado, pero walang patakarang nag-uutos na dapat silang bukas. Tumawag muna. Dapat mag-notaryo ang notaryo sa regular niyang lugar ng trabaho, maliban sa ilang eksepsyon gaya ng ospital (Rule IV, Sec. 2(a)).
Mas Mabilis ba ang Online Notarization?
Makakatipid kayo ng biyahe, pero haharap pa rin kayo sa notaryo sa pamamagitan ng video, at may sariling mga hakbang ang platform. Tingnan ang pagpapanotaryo ng dokumento online.
Gaano Katagal ang Apostille Pagkatapos Ma-notaryo?
Kailangan muna ninyo ng CANA mula sa Regional Trial Court, saka ang DFA apostille. Magkakaiba ang processing time na nakasaad sa mismong mga page ng DFA, kaya tingnan ang release date sa resibo ninyo. Tingnan ang gabay sa apostille.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.