Ang Maikling Sagot
Ang notarial register ay ang opisyal na record book ng notaryo. Dapat isulat dito ang bawat pagpapanotaryo sa mismong oras na ginagawa ito, at pipirma o magtatatak ng thumbmark din kayo rito. Ang Doc. No., Page No., Book No. at Series sa ibaba ng dokumento ninyo ay nagsasabi kung nasaan sa libro ang entry ninyo: ang entry number, ang pahina, kung aling volume ng register, at ang taon. Buwan-buwan, nagpapadala ang notaryo ng kopya ng mga entry sa Clerk of Court, kaya puwedeng ma-trace ang isang pagpapanotaryo sa ibang araw.
Halimbawa: Pag-check sa Isang SPA Mula Tarlac
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
Nabalitaan ni Mylene Ramos, isang OFW sa Taipei, na gumamit ang bayaw niya ng Special Power of Attorney na "galing sa kanya" para mangutang gamit ang lote niya sa Barangay San Nicolas, Tarlac City. Hindi siya kailanman pumirma ng ganoon. Kumuha ng kopya ang nanay niya mula sa nagpautang. Sa ibaba, nakasulat:
Doc. No. 245; Page No. 49; Book No. III; Series of 2026.
Ibig sabihin, ayon sa notaryo, ito ay entry number 245, nasa page 49 ng ikatlong volume ng kanyang register, para sa taong 2026. Nakasaad sa certificate ng notaryo ang lungsod ng kanyang commission: Tarlac City.
Pumunta ang nanay ni Mylene sa Office of the Clerk of Court ng Regional Trial Court sa Tarlac City, kung saan nagpapadala ng buwanang kopya ng register entries ang mga notaryong commissioned doon. Itinanong niya kung may commission ang notaryo sa petsang iyon at kung nakatala ang entry 245 ng Book III, 2026, at para saang dokumento. Puwede rin siyang pumunta sa notaryo, ipakita ang ID niya, at hilinging makita ang entry na iyon sa register.
Kung ibang dokumento ang nasa entry, o walang pirma ni Mylene sa pahina, o walang commission ang notaryo, matibay na ebidensya iyon na hindi maayos na na-notaryo ang SPA. Nagtabi si Mylene, na nasa Taipei noong petsang iyon, ng kopya ng mga stamp sa passport niya. Ang susunod na gagawin ay nasa mga reklamo laban sa notaryo.
Ano ang Register
Ayon sa Rule VI, Sec. 1 ng 2004 Rules on Notarial Practice (A.M. No. 02-8-13-SC), iisang opisyal na notarial register lang ang hawak ng bawat notaryo sa isang panahon: isang librong permanenteng nakatahi, may numero ang mga pahina, at sunod-sunod ang mga entry ayon sa pagkakaganap. Para sa bawat jurat, acknowledgment o iba pang notarial act, dapat itala ng notaryo sa mismong oras ng pagpapanotaryo (Rule VI, Sec. 2(a)):
- ang entry number at page number;
- ang petsa at oras;
- ang uri ng notarial act (halimbawa, jurat o acknowledgment);
- ang pamagat o paglalarawan ng dokumento;
- ang pangalan at address ng bawat pumipirma;
- ang ID na ipinakita, kung hindi personal na kilala ng notaryo ang tao;
- ang pangalan at address ng sinumang credible witness (taong nagpapatunay kung sino kayo);
- ang singil; at
- ang address kung saan ito ginawa, kung hindi sa opisina ng notaryo.
Kung tumanggi ang notaryo na mag-notaryo, isinusulat din niya kung bakit (Rule VI, Sec. 2(b)).
Pumipirma rin Kayo sa Register
Sa oras ng pagpapanotaryo, pumipirma o naglalagay ng thumbmark sa register ang bawat taong pumipirma sa dokumento. Ganoon din ang mga credible witness na nagpatunay sa pagkakakilanlan ng isang tao, at ang mga testigo sa pirmang thumbmark (Rule VI, Sec. 3). Kung tinatakan ng notaryo ang dokumento ninyo pero hindi kayo pinapirma sa libro, itanong kung bakit.
Ano ang Ibig Sabihin ng Doc. No., Page No., Book No. at Series
| Linya | Ibig Sabihin |
|---|---|
| Doc. No. | Ang entry number ng dokumento ninyo sa register |
| Page No. | Ang pahina ng register kung saan nakasulat ang entry ninyo |
| Book No. | Kung aling volume ng register ng notaryo ito nakatala (pinupuno ng notaryo ang isang libro bago lumipat sa kasunod) |
| Series of | Ang taon |
Inaatasan ng Rule VI, Sec. 2(e) ang notaryo na bigyan ang bawat dokumento ng numerong tugma sa register at isulat sa dokumento ang pahina ng register, nang walang iniiwang blangkong linya sa pagitan ng mga entry. Bago umalis, i-check na puno ang apat na linya. Red flag ang blangkong numero at puwedeng magdulot ng problema sa DFA, sa bangko o sa Registry of Deeds. Tingnan ang paano malalaman kung peke ang notaryo.
May Kopyang Napupunta sa Clerk of Court
- Sa loob ng unang sampung araw ng bawat buwan, nagpapadala ang notaryo sa Clerk of Court ng certified copy ng mga entry noong nakaraang buwan, at ng duplicate original ng bawat dokumentong in-acknowledge sa harap niya. Kung wala, nagpapadala siya ng pahayag na nagsasabing wala (Rule VI, Sec. 2(h)).
- Kapag natapos o binawi ang commission ng notaryo, o namatay ang notaryo, napupunta ang register at mga records sa opisina ng Executive Judge (Rule VI, Sec. 5(b)).
- Para sa dokumentong gagamitin sa abroad, humihingi ang DFA ng Certificate of Authority for a Notarial Act mula sa RTC bago ito maglabas ng apostille, at nakasandal iyon sa mga records na ito. Tingnan ang gabay sa apostille.
Paano I-check ang Isang Entry
Sa notaryo. Ayon sa Rule VI, Sec. 4(a), puwedeng tingnan ng kahit sino ang isang entry sa register, sa harap ng notaryo at sa oras ng opisina, kung:
- kilala kayo ng notaryo o nagpakita kayo ng tinatanggap na patunay kung sino kayo;
- pumirma (at nag-thumbmark) kayo sa hiwalay at may petsang entry sa register na nagtatala ng inyong kahilingan;
- ibinigay ninyo ang buwan, taon, uri ng dokumento at pangalan ng taong pumirma rito; at
- ang entry o mga entry lang na itinanong ninyo ang ipapakita sa inyo.
Dapat tumanggi ang notaryo kung may makatwiran siyang dahilan para maniwalang gagamitin ninyo ang impormasyon sa krimen o sa masamang layunin (Rule VI, Sec. 4(c)). Puwedeng suriin ng pulis o ibang tagapagpatupad ng batas ang register sa isang opisyal na imbestigasyon o kung may utos ang korte (Rule VI, Sec. 4(b)). Kapag hiniling at nabayaran ang fee, dapat magbigay ang notaryo ng Certified True Copy ng record (Rule VI, Sec. 6).
Sa korte. Pumunta sa Office of the Clerk of Court ng RTC para sa lungsod o probinsyang nakasaad sa certificate ng notaryo. Dalhin ang document number, page, book at series, at itanong kung anong records ang hawak nila at magkano ang certified copy.
Mga Karaniwang Tanong
Walang Doc. No. at Page No. ang Notaryo Ko. Valid pa ba?
Kapag walang numero, hindi ma-trace sa register ang pagpapanotaryo, at puwede itong tanggihan ng mga opisina gaya ng DFA o Registry of Deeds. Bumalik sa notaryo at hilinging kumpletuhin ito mula sa register niya. Kung hindi ito kailanman naitala, ipa-notaryo ulit nang maayos ang dokumento.
Puwede ba Akong Humingi ng Kopya ng Notaryadong Dokumento Ko sa Notaryo Pagkalipas ng Ilang Taon?
Puwede kayong humingi ng Certified True Copy ng notarial record (Rule VI, Sec. 6). Para sa mga dokumentong in-acknowledge, nagtatago ang notaryo ng original na kopya at nagpapadala ng duplicate original sa Clerk of Court, kaya maaaring mayroon din ang korte. Itanong kung magkano ang fee.
Puwede bang Tingnan ng Kahit Sino ang Entry Ko sa Libro ng Notaryo?
May mga limitasyon lang. Kailangan nilang magpakilala, pumirma sa register, sabihin ang buwan, taon, uri ng dokumento at ang pumirma, at ang entry lang na iyon ang makikita nila. Dapat tanggihan ng notaryo ang taong mukhang may masamang motibo (Rule VI, Sec. 4).
Paano Kung Nawala ng Notaryo ang Register?
Dapat itong i-report ng notaryo sa Executive Judge sa loob ng sampung araw, pagkatapos i-report sa pulis kung ninakaw (Rule VI, Sec. 5(a)). Maaaring makita pa rin ang entry ninyo sa mga buwanang kopyang ipinadala sa Clerk of Court.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.