Ang Maikling Sagot
Dalhin ang kumpletong dokumento na puno na ang lahat ng blangko, at hindi pa pirmado kung affidavit ito. Magdala ng sapat na kopya, dahil kadalasang nagtatabi ng isa ang notaryo. Magdala ng valid government ID na may litrato at pirma ninyo. Dapat ding sumama ang lahat ng pipirma, bawat isa may sariling ID, pati ang mga testigong nakapangalan sa dokumento.
Halimbawa: Affidavit of Loss at SPA sa Cainta, Rizal
Gawa-gawa lang ang mga pangalan at detalye sa halimbawang ito.
Nawala ni Lorna Bautista ng Barangay San Isidro, Cainta, Rizal ang Pag-IBIG Loyalty Card niya. Seaman ang mister niyang si Arnel at aalis na sa susunod na linggo, at gusto rin niyang pumirma ito ng Special Power of Attorney para siya ang makapag-asikaso ng loan release nito sa Pag-IBIG habang wala ito.
Ang inihanda ni Lorna noong gabi bago pumunta:
- Isang Affidavit of Loss, naka-print at puno ang lahat ng blangko: ang card number, kung kailan at saan niya ito huling hawak. Hindi pa niya ito pinipirmahan.
- Isang Special Power of Attorney kung saan si Arnel ang nagbibigay ng awtoridad at si Lorna ang tumatanggap nito, at nakasulat ang eksaktong transaksyon sa Pag-IBIG.
- Tatlong kopya ng bawat isa: isa para sa Pag-IBIG, isa para sa notaryo, isa para sa sarili nilang file.
- Ang Driver's License ni Lorna at ang passport ni Arnel, parehong hindi pa expired.
Sa notaryo. Pumirma si Lorna sa affidavit sa harap ng notaryo at nanumpa na totoo ito. Pinirmahan ni Arnel ang SPA, o kinumpirma na sa kanya ang pirma. Pareho silang pumirma sa record book ng notaryo. Nagbayad sila, kumuha ng Official Receipt, at tiningnan kung may document, page at book number ang bawat dokumento.
Ang puwedeng nagkaproblema. Kung nakaalis na si Arnel papunta sa barko, hindi maipapa-notaryo ni Lorna ang SPA para sa kanya. Kailangan na nitong pirmahan ang SPA sa abroad. Tingnan ang pagpirma ng dokumento habang nasa abroad.
Ang Checklist
- Ang kumpletong dokumento. Puno ang lahat ng blangko: mga pangalan, address, halaga, petsa, detalye ng ari-arian. Hindi puwedeng mag-notaryo ang notaryo ng dokumentong blangko o hindi kumpleto (2004 Rules on Notarial Practice, A.M. No. 02-8-13-SC, Rule IV, Sec. 6). Huwag mag-iwan ng espasyong "pupunan na lang mamaya".
- Hindi pa pirmado, kung affidavit. Sa sinumpaang salaysay, kailangan ninyong pumirma sa harap ng notaryo (panunumpa na totoo ito (jurat), Rule II, Sec. 6). Sa deed o SPA, puwedeng nakapirma na kayo, pero maraming notaryo ang mas gustong sa harap nila kayo pumirma.
- Sapat na kopya. Nagtatabi ang notaryo ng kopya para sa records niya. Bilangin kung ilan ang kailangan ng tatanggap na opisina, at dagdagan ng isa para sa notaryo at isa para sa inyo. Itanong muna sa notaryo kung ilan ang kailangan niya.
- Valid ID para sa bawat pipirma: kahit isang government ID na hindi expired at may litrato at pirma ninyo. Tingnan ang mga ID na tinatanggap ng notaryo.
- Lahat ng pipirma. Bawat isa ay dapat personal na humarap. Tingnan ang kung kailangang naroon ang pipirma.
- Mga testigo, kung may linya para sa testigo ang dokumento, bawat isa may ID. May mga dokumentong kadalasang may testigo, gaya ng Extrajudicial Settlement o deed na thumbmark ang pirma.
- Patunay na puwede kayong pumirma para sa iba, kung pipirma kayo bilang kinatawan: ang notaryadong SPA, o Secretary's Certificate o board resolution kung para sa kompanya.
- Cash para sa bayad, at humingi ng Official Receipt.
Paano ang Cedula?
May mga notaryong humihingi pa rin ng Community Tax Certificate (cedula) at isinusulat ang numero nito sa dokumento. Magdala nito kung hihingin ng notaryo ninyo; makakakuha kayo nito sa barangay hall o sa city o municipal hall.
Pero hindi sapat ang cedula para makilala kayo, dahil wala itong litrato. Mismong dahil dito binago ang mga patakaran sa ID noong 2008 (Rule II, Sec. 12, ayon sa amyenda noong 19 Pebrero 2008). Kailangan pa rin ninyo ng ID na may litrato o ng credible witnesses (mga taong kilala kayo at nanunumpa kung sino kayo).
Dagdag na Papeles Para sa Ilang Dokumento
- Deed of Sale ng lupa: nakakatulong ang photocopy ng titulo at ng Tax Declaration para ma-check ninyo at ng notaryo ang mga detalye. Kadalasang pumipirma rin ang asawa ng seller. Tingnan ang template ng Deed of Absolute Sale.
- Deed of Sale ng sasakyan: ang OR/CR, para tumugma ang engine at chassis numbers. Tingnan ang template ng Deed of Sale ng sasakyan.
- Affidavit of Loss: mga detalye ng nawalang bagay, gaya ng ID o card number. Tingnan ang gabay sa Affidavit of Loss.
- Extrajudicial Settlement: lahat ng tagapagmana, ang kanilang mga ID, at ang Death Certificate at mga titulo. Tingnan ang template ng Extrajudicial Settlement.
Puwedeng may partikular na wording na gusto ang opisinang tatanggap ng dokumento. Itanong muna sa kanila bago kayo pumunta.
Bago Kayo Umalis sa Notaryo
- I-check kung kumpleto ang notarial certificate: ang pangalan ninyo, ang ID na ipinakita ninyo, ang petsa at lugar.
- I-check kung napunan ang document number, page number, book number at series year.
- Kunin ang Official Receipt ninyo.
- Basahin ulit ang kopya ninyo para sa mga typo. Kapag aayusin pa ito mamaya, kailangan itong ipa-notaryo ulit.
Para malaman ang karaniwang singil ng mga notaryo sa inyong lugar bago kayo pumunta, tingnan ang aming presyo ng notaryo, halimbawa para sa affidavit, Special Power of Attorney o Deed of Sale ng lupa.
Mga Karaniwang Tanong
Kailangan bang Pirmahan Ko na Bago Pumunta sa Notaryo?
Sa affidavit, hindi: kailangan ninyong pumirma sa harap ng notaryo. Sa deed o SPA, puwede kayong pumirma bago pumunta, pero kailangan pa rin ninyong humarap at kumpirmahin na sa inyo ang pirma. Kung hindi sigurado, maghintay at sa harap na ng notaryo pumirma.
Puwede bang Photocopy lang ng ID ang Dalhin sa Notaryo?
Dalhin ang original. Kailangang makita ng notaryo ang mismong ID at ikumpara ang mukha at pirma ninyo. Puwede siyang magtabi ng photocopy para sa records niya, kaya makakatipid kayo ng oras kung may photocopy na kayo sa bag.
Puwede bang ang Notaryo na ang Mag-type ng Dokumento?
Maraming opisina ng notaryo ang naghahanda ng simpleng dokumento sa dagdag na bayad. Itanong muna ang presyo. Puwede rin kayong gumawa nito gamit ang aming mga template, basta puno ang lahat ng blangko.
Ilang Kopya ang Kailangan sa Notaryo?
Depende sa tatanggap na opisina. Karaniwang tantiya: ang kailangan ng opisina, dagdag ng isa para sa notaryo, dagdag ng isa para sa inyo. Itanong muna sa notaryo, dahil may mga nagtatabi ng higit sa isa.
Puwede bang Nasa Cellphone lang ang Dokumento?
Sa karaniwang pagpapanotaryo, dalhin itong naka-print sa papel. Makakapag-notaryo lang ang notaryo ng PDF sa pamamagitan ng electronic notarization sa ilalim ng 2025 rules ng Supreme Court, na magagamit mula 19 Oktubre 2026 at hindi ino-offer ng lahat ng notaryo. Tingnan ang online na pagpapanotaryo.
Hindi ito legal na payo. Pangkalahatang impormasyon ito. Para sa payo tungkol sa sarili ninyong sitwasyon, kumonsulta sa abogado. Kung hindi kaya ang bayad, maaaring tumulong nang libre ang Public Attorney's Office (PAO) o ang legal aid office ng IBP.
Nagbabago ang mga bayarin sa gobyerno, mga patakaran at requirements, kaya laging magtanong muna sa opisinang may kinalaman bago pumunta. Ipinapaliwanag ng pahinang ito ang mga pangkalahatang patakaran; hindi nito masasabi kung paano ito eksaktong tatama sa sarili ninyong pamilya o kaso. Huling sinuri noong 8 Oktubre 2026.